Excel方眼紙も、不要なマクロも大迷惑!Excelはデータベースソフトです

これまで事務職の期間が長かったため、日々の業務の中で、たくさんのExcel資料に触れてきました。

「センスがいい!」「(仕事の流れを)分かってる!」と唸ってしまう”作り手”がいる一方で、「Excelの意義を分かっているのかな?」と首を傾げたり、「非効率的すぎる!」と思わず苛立ってしまう資料もありました。

私が悩まされたのは、

  • Excel=PowerPointやWordの代用品か何かと思っていて、「データを扱うソフト」という概念がない
  • 不必要なVBAやマクロを駆使して悦に入っている

こんな人たちが作成した資料でした。経験から恨み節ばかりの記事です。申し訳ありません…。

Excelは文書をキレイに見せるためのソフト、ではない

Excelは表計算機能に優れたデータベースソフト

「Excel方眼紙」と揶揄することばがあるように、Excelを文書整形のソフトのように使用している人が多くいます。

Excelはあくまでも簡易データベースソフト。単に表形式で文書を作成するだけのソフトではありません。

売上や経費などの経理データや、顧客動向を測るアンケート結果、製造品のテスト数値など、日々の業務で集められた数字を集めて分析し、時にはそれらをグラフなどで分かりやすく図示するためのツールです。

分かりにくい文書を作る人=自己顕示欲の強い人

Excelのスキルが高いあまり、あまりにも作りこまれた資料を作ることが目的化してしまっている人もいます。

もちろん、資料作成のスキルが高いことは素晴らしいことです。私自身も、特に使用頻度の高いExcelのスキル向上を目標にしています。

けれども、Excelのスキル向上=仕事上の達成目標ではないはず。あくまでもExcelは効率的な業務遂行の手段の一つでしかありません

私の経験だと、Excelの高度なテクニックを不必要に使ってしまう人というのは、

  • 文書のメンテナンス性を考えていない
  • 資料を見る「第三者の目」を意識していない
  • チーム制業務の場合、業務の標準化を考えていない

誤解を恐れず言うと…自分のスキルや能力をことさらに示したい「自己顕示欲の強い」人、という印象です。こういったタイプの人から引継ぎを受けると、本当に苦労します。後に続く人のことを考えれば、すべての資料に大幅な改修が必要になるのですから…

「誰のため」「何のため」の資料なのか

一見作りこまれたドキュメントを作る能力というのは、それだけで「優れた人」という印象を与えることができるかもしれません。

けれども、ビジネス(特に事務のようなバックオフィス業務)において、「誰が」そのドキュメントを作成したかが話題になることはほとんどありません。

必要な情報が必要なだけ盛り込まれ、簡潔で見やすく、誰にとっても分かりやすい資料であること。テクニックは二の次です!

併せて、急な変更や引継ぎにも難なく対処できるよう、オープンな構成・必要以上に難解な表現を避けることも重要だと私は考えています。

もちろん、用途に合わせて適切なソフトを選択するというのも基本的なポイントです。「何でもExcelでやっちゃう~」は大迷惑です!ソフトの特性を理解して、常に「読み手」「情報の受け取り手」を意識した資料作りを行いたいところです。

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